Hoe organiseer ik een event? 

Workshop Eventmanagement

Waar moet je beginnen met de organisatie?

Help! Er staat een evenement op de planning, maar waar moet je beginnen met de organisatie?  Doelstellingen moeten vertaald worden en er moet een sterk inhoudelijke programma opgezet worden wat de doelgroep aanspreekt. Om efficiënt en doeltreffend te werk te gaan wil je zeker zijn dat je alle stappen hebt doorlopen om toe te werken naar een succesvol evenement.  

Tijdens deze workshop help ik je met het doorlopen van alle stappen, maken we samen een fundament voor het evenement en mag je tijdens het organisatieproces mijn advies als hulplijn inschakelen.

Hoe gaat dit in zijn werk

Tijdens deze workshop doorlopen we alle stappen die belangrijk zijn om toe te werken naar een succesvol evenement. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten; 

Ook krijg je toegang tot mijn netwerk met leveranciers/partners en help ik je verder met de kneepjes van het onderhandelen.  

Stappenplan op maat

Doel: We definiëren een duidelijk doel van het evenement en bepalen de doelgroep. 
Budget: De eerste stip die we op de horizon zetten is het bepalen van het budget. We maken een inventarisatie van alle wensen om zo inzicht te krijgen in de mogelijkheden. 
Locatie: De locatie moet bijdrage aan het doel en moet ook aansluiten bij de doelgroep. Samen bepalen we de ideale locatie en stellen we de criteria vast. Wellicht is eigen bedrijfsterrein een optie of moet er gezocht worden naar een externe evenementenlocatie. Ik help je op weg met tips & adviezen. 
Leveranciers: Catering – techniek – entertainment & aankleding.  De organisatie gaat beginnen!  Welke leveranciers schakel je in? Hoe koop je zo efficiënt mogelijk in?  Ik geef je toegang tot mijn netwerk en leer je de kneepjes van het onderhandelen. 
Promotie: Alles is geregeld, laat de gasten maar komen! Nu de uitnodiging en de aanmeldingen nog. Samen kijken we naar de promotie mogelijkheden om het evenement onder de aandacht te brengen bij de doelgroep en maken we een tijdsplanning voor de promotie. 
Planning: Een plan is niets – een planning is alles. Aan de slag met een globale planning en taakverdeling van het evenement! Hoe maak je een overzichtelijke planning en taakverdeling?  Hoe hou je de touwtjes strak in handen tijdens het organisatieproces?  
Uitvoering: Het is zover! De dag van het evenement nadert.  De opbouw – het ontvangst en de afbouw staan op de planning.  Hoe bereid je je voor op de productiedagen?  Zorg voor een ultiem gevoel van gastvrijheid en creëer een beleving voor je medewerkers en de gasten.

Zelfverzekerd

Je hebt een compleet beeld van wat er nodig is in de voorbereiding & uitvoering.  

Inzicht

Je hebt inzicht in het budget, planning, alle taken en kunt een draaiboek opstellen. 

Doeltreffend

Je weet waar je moet starten met de organisatie van jullie evenement en wie je moet inschakelen.

Zo vind je de perfecte locatie

Uitstraling: Belangrijk voor succes; sluit de locatie aan op jullie doel en doelgroep? Met het (commerciële) doel helder voor ogen selecteer ik de juiste locaties in uitstraling en beoordeel ik de mogelijkheden voor bedrijfsbranding.
Faciliteiten: Met een kritische blik onderzoek ik of alle essentiële faciliteiten aanwezig zijn om een succesvol evenement neer te zetten. Denk hierbij aan techniek / materialen / meubilair. Ook adviseer ik in eventuele bijkomende kosten voor het inhuren van ontbrekende faciliteiten.
Catering: Hoog op de agenda! Catering.  De kwaliteit en uitstraling van eten en drinken is een grote factor in succes van je evenement en hoe jullie gast terugkijkt op het evenement. Sluiten de catering mogelijkheden aan op het doel en de doelgroep van je evenement? Hoe is de kwaliteit? En hoe draagt het bij in de uitstraling?
Bereikbaarheid & parkeren: Niets is vervelender dan een slechtte bereikbaarheid of niet kunnen parkeren bij een locatie. Is de locatie goed bereikbaar met het OV en zijn er in de buurt voldoende hotels beschikbaar? Check! Ik zoek het uit. 
Kosten & tijd: De kosten van het afhuren van een evenementenlocatie kan erg uiteenlopen. Het is vaak appels met peren vergelijken. Daarnaast kan het offertetraject en het schakelen met diverse evenementenlocaties een tijdrovend klusje zijn.  Word ontzorgd tijdens dit hele proces en krijgt daarnaast ook de beste deal

€1050 _{excl. btw}

Workshop Eventmanagement

Wil je goed voorbereid aan de slag met de organisatie van een evenement, maar mis je de juiste handvatten nog? Boek dan deze workshop en ga zelfverzekerd aan de slag! 

(Online) kennismaking en inventarisatie van het te organiseren evenement 
Dagdeel – workshop op locatie  
3x een telefonische hulplijn tijdens het organisatietraject  
Digitale checklist zodat je zeker bent van alle te doorlopen stappen

Afspraak maken