8 tips voor een succesvolle beursdeelname
Als je een beurs goed voorbereidt, kán het veel opleveren. Doe je dat niet, dan kost het je onnodig veel geld, tijd en energie. Ik zie te vaak standbemanning moeite hebben met het maken van contact. Sterker nog, ik zie exposanten regelmatig wegduiken achter een statafel of naar hun smartphone staren wanneer potentiële klanten langslopen. Best bijzonder, want contact maken is juist de hele reden van de aanwezigheid. Toch?
Daarom hieronder 8 tips voor een succesvolle beursdeelname.
- Bepaal je doel
Als je doelen wilt halen, is een goede voorbereiding van groot belang. Ook wanneer je er ‘alleen maar staat’ om je naamsbekendheid te vergroten; een veel gehoorde reden, maar zeker ook een doel op zich. Het draaiboek van vorig jaar is op logistieke delen prima bruikbaar maar je verhaal vraagt altijd om een frisse uitwerking. Welke boodschap wil je overbrengen? Werk dat uit en bespreek dit met het hele team. Het resultaat neem je vervolgens mee in de voorbereiding. - Vertel je verhaal
Hoe ga je de bezoeker met je verhaal verleiden, betrekken, aandacht geven, uitdagen, informeren, nieuwsgierig maken, na afloop verbazen? Het is de kunst de bezoeker met een lach binnen te halen en hem of haar met een lach of iets om over na te denken weer te laten gaan. Wees steeds creatief en ‘raak met lading’. Daag jezelf en je team dus uit. Hoe? Verhoog de lat zodat je echt out of the box moet denken. Dit lukt niet alleen met een voorbereidend gesprek met de standbouwer of een beurstrainer, doe het samen met het gehele team. - Maak een rolverdeling
Naast het doel weet je ook hoe je de bezoeker wilt prikkelen met jouw verhaal. Werk dit uit in een creatief beursplan, inclusief de acties en taken die van het standteam worden verwacht. Het werkt alleen als ieder teamlid heel duidelijk voor ogen heeft wat te doen zodat de acties ook goed uitgevoerd kunnen worden – dus laat hen iets doen waar zij zich prettig bij voelen. - Een goede voorbereiding is het halve werk
Werk in de voorbereiding van achteren naar voren. Je beursdeelname is onderdeel van een groter marketingtraject. Welke acties heb je na de beurs al ingepland? Hoe ga je in de follow-up de verkregen leads benaderen? Samenwerking tussen sales en marketing is van groot belang om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Zo wordt de beurs onderdeel van een langere strategie. Begin ruim van tevoren met de voorbereiding van de beurs en maak een plan voor 100 dagen na de beurs.5. Ontwerp je stand
De stand is je werkruimte en staat in dienst van je marketing- en beursplan. Zorg dat je heel duidelijk weet wat je wilt overbrengen, voordat je een bouwer een ‘leuke stand’ laat maken. Veel standbouwers zijn geen conceptbouwers. En de kern van het concept moet juist komen uit het hart van de organisatie. Ongeacht je budget, is het belangrijk dat je herkenbaar en sprankelend bent. Zowel met de inhoud (het gesprek) als de vorm (de stand). En heel eerlijk, een verhaal of een gesprek beklijft vaak beter dan de glitters op de wand of het tapijt van je beursstand. - Nodig relaties uit
Nodig mensen uit voor de beurs en maak hen alvast nieuwsgierig naar jouw verhaal. Waarom zouden ze 80 kilometer rijden om naar de beurs te komen? Niet voor een kop koffie of ‘even bijpraten’. Wat kan helpen: de uitleg van een innovatie, een productpresentatie, een kennissessie met een goede spreker in de stand, een netwerkborrel of een winactie. - Benader klanten proactief
Ja, inderdaad. Als standhouder mag je best een stap op het gangpad zetten om mensen aan te spreken. Potentiële klanten die nog niet bekend zijn met jouw merk lopen makkelijk voorbij, terwijl je toch ook graag de nieuwe leads wilt spreken op zo’n dag? Een deel van die winst ligt op het gangpad, dus pak die ruimte en die kans…
- De huishoudelijke regels
Maak plezier met elkaar in de stand en houd de energie hoog. Let wel: een stand met tien gretige mensen als salesforce in knalgele pakken op 25 vierkante meter zonder bezoekers is niet uitnodigend voor de eerste bezoeker. Hangen, bellen, met elkaar kletsen, eten; allemaal vormen van desinteresse in de bezoeker. Natuurlijk mag je pauze nemen, maar niet in de eigen stand. Wees voorzichtig met alcohol, drink veel water, zorg voor hygiëne (dus niet riekend naar de rookruimte of drie teentjes knoflook), draag gepoetste schoenen, kleed je netjes (of herkenbaar in de voorgeschreven kleding van het bedrijf) en houd de stand schoon. Belangrijk: berg eventuele leadformulieren altijd netjes op.