8 tips voor het organiseren van een geweldige kerstborrel
De zomervakantie is nog maar net voorbij en de drukke decembermaand lijkt nog ver weg. Ik hoor je dus al denken: Kerstborrel? Dat duurt nog zo lang! Toch is het verstandig om nu al te beginnen met de organisatie van de kerstborrel. Medewerkers kijken vaak uit naar dit moment van het jaar, je wilt niets liever dan hun verwachtingen overtreffen. Zorg ervoor dat de kerstborrel een onvergetelijk evenement wordt waar nog lang over nagepraat wordt. Hoe?
Ik geef je 8 tips voor het organiseren van een onvergetelijke kerstborrel.
1. Maak een planning, begin op tijd
December is een drukke maand, er gebeurt veel. Het jaar wordt afgesloten en er worden volop plannen gemaakt voor het nieuwe jaar. December is ook de maand om het jaar met medewerkers af te sluiten, successen te vieren en het team te motiveren. Je bent dus niet de enige die een kerstborrel wil organiseren. Maak daarom na de zomerperiode een plan, inventariseer de wensen en selecteer een aantal geschikte locaties voor een bezoek. Een goede planning is de basis voor een geslaagd feest!
2. Bepaal je budget
Niet onbelangrijk: bepaal je budget. Aan de hand van het budget kun je vaststellen hoe groot je kunt uitpakken. Het budget zal ook zeer bepalend zijn voor de keuze van een geschikte locatie. Bezoek 2 a 3 locaties en vraag een offerte op. Zodra de kosten in beeld zijn gebracht, kun je verder met het regelen van aankleding, de catering en entertainment. Ook met een klein budget kun je een gezellige kerstborrel organiseren, het vergt alleen iets meer creativiteit.
3. Ga out of office – kies een unieke evenementenlocatie
De locatie bepaalt voor een groot gedeelte de sfeer van de kerstborrel. Het is verleidelijk om het evenement op eigen terrein te organiseren om diverse redenen. In een vaste werkomgeving zijn medewerkers eerder geneigd om in de werksfeer te blijven hangen. Mijn advies; ga out of office. Haal medewerkers uit de werksfeer en kies een unieke sfeervolle locatie. Kies voor een locatie wat past bij de bedrijfsvisie van het bedrijf. Een monumentaal pand of een industriële loods brengen ieder een hele andere sfeer en beleving met zich mee.
4. Kies een thema – Leg de nadruk op successen
Er zijn veel mogelijkheden en keuzes als het gaat om decoratie, catering, entertainment en de dresscode. De locatie kan in veel gevallen al een belangrijke rol spelen in het bepalen van het thema.
Door het kiezen van een thema zorg je voor duidelijkheid en rust. Daarnaast zorgt het er ook voor dat het een samenhangend evenement wordt. Neem hoogtepunten van het afgelopen jaar zeker in het thema mee leg de nadruk op de successen.
5. Geef invulling aan het evenement
Natuurlijk wil je een onvergetelijke kerstborrel organiseren waar nog lang over nagepraat wordt. De invulling tijdens het evenement speelt hierin een grote rol. De kerstborrels van tegenwoordig gaan verder dan een wijntje en bitterballen. Maak je evenement onvergetelijk door verrassende en originele elementen toe te voegen. Er zijn tal van leuke activiteiten te bedenken om interactie te krijgen tussen alle medewerkers. Daarnaast een belangrijke tip; de liefde van iedereen gaat door de maag! Geef daarom extra aandacht aan de hapjes, gerechten en drankjes die je laat serveren. Maak het eens anders door te kiezen voor een shared dining met grote schalen op lange tafels, voor een walking dinner of voor een food festival met kraampjes en stands vol lekkere gerechten.
6. Geef je bedrijfsvisie een rol
Een kerstborrel of kerstviering kan meer zijn dan ‘gewoon gezellig’. Successen vieren en medewerkers bedanken draagt bij aan de motivatie en het teamgevoel van medewerkers. Maar behalve terugblikken is het een perfecte gelegenheid om vooruit te kijken. Wat willen jullie het komende jaar bereiken? Wat is de visie van het bedrijf? Wanneer je je medewerkers meer wilt binden aan je bedrijf, is het een goed idee om dit terug te laten komen in het evenement. Dat kan natuurlijk in de speech, maar ook in de vorm van een thema, een jaarquiz of een verhalenverteller.
7. Regel vervoer en/of een hotelovernachting
Regel vervoer of zorg voor een hotelovernachting voor je medewerkers. Veel van je medewerkers zullen een lekker drankje willen drinken, maar je wilt ze niet onder invloed naar huis laten rijden. Daarnaast maakt een zaal vol BOB’ers het er niet gezelliger op. Regel daarom een of meerdere bussen, die je medewerkers vervoeren naar de plaats van bestemming of boek hotelovernachtingen voor medewerkers die verder weg wonen. Het niet goed regelen van vervoer kan in veel gevallen lijden tot veel afmeldingen.
8. Schakel hulp in!
Het organiseren van een kerstborrel wordt vaak onderschat. De organisatie kost veel tijd en energie. Naast creatieve ideeën en invullingen bedenken komen er ook veel praktische zaken aanbod, waar je niet over nagedacht had. Juist deze kleine dingen maken of breken het succes van een evenement. Ik hoop dat ik je met deze blog een eind op weg heb geholpen. Hulp nodig? Ik help je graag!